Tipps zum erfolgreichen Zeitmanagement (Teil 1)
Unser beruflicher, wie auch privater Alltag ist voll von Aufgaben, die wir zu erledigen haben. Wie soll man da den Überblick behalten und alles zeitgerecht erledigen? Antworten darauf finden Sie in dieser Blogreihe.
Als wichtig gelten jene Aufgaben, die einen Nutzen für den Betrieb stiften oder die Sie Ihrem Ziel näher bringen. Die Dringlichkeit beschreibt den Zeitdruck unter dem eine Aufgabe steht.
Mit der Aufteilung nach dieser Matrix haben Sie einen besseren Überblick über die Prioritäten Ihrer Tasks und wissen zugleich auch, welche Sie, falls möglich, delegieren sollten.
ABC-Methode
Auch bei dieser Methode ist der Ausganspunkt die bereits erstellte To-Do-List. Sie geht davon aus, dass wir sehr viel Zeit für Aufgaben aufwenden, die einen geringen Beitrag zur Zielerreichung leisten. Mithilfe der Priorisierung nach dem ABC-Prinzip sollen jene Aufgaben zuerst erledigt werden, die einen erheblichen Beitrag leisten. Dabei teilt man seine Aufgaben wie folgt nach der Wichtigkeit ein:
- A-Aufgaben: Diese haben die höchste Priorität. Sie machen 15% aller Aufgaben aus und leisten einen Beitrag von 65% zur Zielerreichung. Sie sollten diese deshalb nicht delegieren und gleich als erstes erledigen. Solche Aufgaben können Sie mit folgender Frage ermitteln: Mit welchen Tätigkeiten erreiche ich meine wichtigsten Ziele?
- B-Aufgaben: Das sind 20% aller Aufgaben, welche eine mittlere Priorität aufweisen. Ihr Beitrag ist 20%. Bei ihnen sollten Sie prüfen, ob sie delegiert werden können. Falls das nicht möglich ist, sollten Sie diese möglichst effizient erledigen.
- C-Aufgaben: Sie nehmen mit 65% die meiste Zeit ein und leisten gleichzeitig den kleinsten Beitrag zur Zielerreichung. Das sind Alltags- und Routine-Aufgaben. Auch bei diesen sollten Sie schauen, ob sie delegiert oder gar gestrichen werden können.
Mit dieser Einteilung wissen Sie, welche Aufgaben Ihre Aufmerksamkeit als erstes erhalten sollten. Es ist übrigens nicht schlimm, wenn B- und C-Aufgaben eine Zeit lang liegen bleiben. Solange sich bei ihnen nichts an der Dringlichkeit ändert, entstehen dadurch keine negativen Folgen. Wichtig ist, dass Sie ihre Einteilung regelmässig überprüfen, da es durchaus sein kann, dass eine B-Aufgabe an Dringlichkeit gewinnt und deshalb zu einer A-Aufgabe umgewandelt werden muss. So halten Sie Ihre Prioritäten immer up to date.
Diese beiden Techniken können Ihnen helfen, die wichtigsten Aufgaben zu erkennen. Zu einem erfolgreichen Zeitmanagement gehört aber noch mehr dazu. Aus diesem Grund befasst sich der nächste Beitrag mit konkreten Zeitmanagement-Techniken, wie der ALPEN-Methode und „Getting Things Done“.
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