Tipps zum erfolgreichen Zeitmanagement (Teil 2)
Im letzten Beitrag ging es um die Priorisierung der Aufgaben, die man täglich erledigen muss. Das ist allerdings nur der erste Schritt. Für ein erfolgreiches Zeitmanagement braucht es zusätzlich eine genauere Planung der Tasks. Wie Sie das bewerkstelligen können, lesen Sie in diesem Beitrag.
Um den eigenen Tagesablauf zu planen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zwei der bekanntesten Techniken möchte ich Ihnen in diesem Blog näherbringen.
Die ALPEN-Methode
Diese Methode hilft dabei, den Tagesablauf einfach und schnell zu strukturieren. Um dies zu erreichen muss man lediglich den Buchstaben des Akronyms folgen:
Aufgaben und Termine notieren: Tragen Sie alle Aufgaben zusammen, welche Sie am nächsten Tag erledigen wollen. Dazu zählen auch die bereits begonnenen aber noch nicht abgeschlossenen Tasks.
Länge schätzen: Das Abschätzen der Zeit, die man für das Erledigen einer Aufgabe aufwenden muss, ist nicht ganz einfach. Setzen Sie trotzdem für jede Aufgabe ein realistisches Zeitlimit, denn das hilft Ihnen, diese schneller und konzentrierter zu erledigen.
Pufferzeiten einplanen: Für unerwartete Ereignisse und falls Sie den Zeitaufwand falsch eingeschätzt haben, planen Sie Pufferzeiten ein. In diesen Zeiträumen sollten keine Aktivitäten vorgesehen sein, damit Sie dort unvorhersehbare Tasks erledigen können. Für die Einteilung dieser Pufferzeiten sollten Sie so vorgehen: 60 Prozent der Arbeitszeit können Sie verplanen. Die restlichen 40 Prozent nutzen Sie schliesslich als Pufferzeit. So vermeiden Sie Stress und bleiben flexibel.
Entscheidungen treffen: Hier setzen Sie Prioritäten und entscheiden, welche Aufgaben Sie erledigen und welche delegiert werden sollten. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Sie können dazu zum Beispiel auf eine der Methoden aus dem letzten Beitrag zurückgreifen.
Nachkontrolle: Dieser letzte Schritt hilft Ihnen, Ihre Methode zu verfeinern. Sie schauen, wo Sie Fehler in der Planung gemacht haben und wo Sie diese optimieren können. Die Learnings sollten dann bei der nächsten Planung mit einfliessen.
Mit diesen Punkten kann der Arbeitstag gut strukturiert werden. Die Methode setzt aber auch ein gewisses Mass an Selbstdisziplin voraus und man sollte sich nicht zu schnell ablenken lassen.
Getting Things Done
Diese bekannte Selbstmanagement-Methode von David Allen ermöglicht es, Ordnung in die Alltagsaufgaben zu bringen. Das Grundprinzip dahinter ist es, dass man alle anstehenden Tätigkeiten in einem Eingang (ähnlich einem Posteingang) sammelt. Dieser wird dann fortlaufend gefüllt und natürlich auch geleert. Durch das Aufschreiben bekommen Sie den Kopf frei und können sich voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren.
Für die Ordnung der Aufgaben benutzt man sogenannte Kontextlisten. Wie Sie diese benennen, ist Ihnen überlassen. Beispiele wären: Büro, Zuhause, Telefon, Internet, Auto, usw. Besteht eine Aufgabe aus mehreren Unteraufgaben, so nennt man dies ein Projekt. Um diese zu bearbeiten schreiben Sie sich den nächst machbaren Schritt in die passende Kontextliste. So verhindern Sie, dass die Projekte zum Stillstand kommen. Beim Zuordnen der Aufgaben aus dem Eingang gibt es zwei Optionen:
1. Es ist eine Handlung erforderlich
Fällt eine Aufgabe in diese Kategorie und dauert weniger als 2 Minuten um erledigt zu werden, sollten Sie diese sofort durchführen. Falls sie länger dauert, können Sie sie delegieren oder als „nächster Schritt“ auf die passende Kontextliste verschieben. Für delegierte Aufgaben erstellen Sie eine „Warten auf“-Kategorie. So vergessen Sie nicht, dass dieser Task noch offen ist.
2. Es ist keine Handlung erforderlich
Ist eine solche Aufgabe vielleicht irgendwann wieder einmal von Nutzen für Sie, dann sollten Sie diese im Archiv ablegen, so dass Sie jederzeit wieder darauf zugreifen können. Ist der Task allerdings nicht relevant, sollte er gelöscht werden. Für Ideen die vielleicht irgendwann zu Projekten werden könnten, erstellen Sie am besten eine „Vielleicht/Irgendwann“-Kategorie und legen diese dort ab.
Für Aufgaben, die zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt zu erledigen sind, führen Sie zusätzlich einen Terminkalender. Mindestens einmal am Tag sollte ein Blick auf den Kalender und auf die Kontextlisten geworfen werden. Einmal in der Woche bringen Sie Ihre Kontextlisten auf den aktuellen Stand und pflegen die neuen Aufgaben aus dem Eingang in diese ein. Zusätzlich notieren Sie für jedes aktuelle Projekt den nächsten Schritt.
Mit dieser Methode bringen Sie Ordnung in Ihre Tasks und wissen immer, was der nächste machbare Schritt ist. Der Vorteil dabei ist, dass alle Elemente in einem Eingang gesammelt werden, statt mühselig mehrere Listen führen zu müssen. Das spart Zeit und man vergisst weniger etwas.
Mittlerweile gibt es übrigens einige Tools, die auf diesem Konzept beruhen. Ein Beispiel dafür ist die Webanwendung „Remember the Milk“.
Diese beiden Blog-Teile können Ihnen helfen, Ihren Tagesablauf besser zu planen und Aufgaben effizienter zu erledigen. Sie sind allerdings lediglich eine Hilfestellung. Welche Methode am besten zu Ihnen passt und wie Sie diese für Ihre Zwecke anpassen möchten, müssen Sie selbst herausfinden. Erfolgreiches Zeitmanagement gelingt nicht von einem Tag auf den anderen, sondern muss erarbeitet und immer wieder optimiert werden.
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